プライバシーポリシー

個人情報保護に関する基本方針

当基金は、確定給付企業年金法に基づき、当基金の加入者および受給者の皆さまの生活の安定と福祉の向上を図ることを目的として、老齢、脱退、死亡等の給付に関する事業を実施しております。これらの事業を健全かつ円滑に実施していくためには、加入者等皆さまの個人情報を正確かつ安全に取り扱うことが重要となります。当基金では、全職員および関係者が個人情報保護の重要性を十分認識して、以下の方針で取り組んでまいります。

  1. JIS Q 15001に準拠した個人情報の適切な取り扱い基準および管理・運用に関する個人情報保護マネジメントシステムを確立するとともに、個人情報の取り扱いに関する法令、国が定めた指針、その他の規範を遵守します。
  2. 次のような管理を行うことで、常に個人情報の保護に努めます。
    (1)
    個人情報保護管理者を選任し、責任の所在を明確化
    (2)
    個人情報の漏えい、滅失、き損、目的外利用等の防止および是正
    (3)
    システムへのアクセス制限等の安全対策の実施および是正
    (4)
    個人情報保護についての職員教育の徹底
  3. 個人情報の取得にあたっては、確定給付企業年金法等の法令で義務付けられているものを除き、ご本人に対し利用目的を明らかにしたうえで行います。
    取得した個人情報については、目的外利用を行いません。また、そのための措置を講じます。
  4. 個人情報の提供は、個人情報の保護に関する法令、確定給付企業年金法等の法令に沿って、適切に行います。
  5. 個人情報に係る業務を外部に委託する場合は、委託に伴い提供した個人情報が不適切に扱われないよう、委託基準を設定し信頼の置ける業者を選択するとともに、契約を締結します。
  6. 個人情報に関しては、個人の権利を尊重します。
    自己の個人情報に関する問い合わせ並びに開示・訂正・追加および削除の請求があったときは、個人情報に関する法令、確定給付企業年金法等の法令並びに個人情報保護マネジメントシステムに沿って適切に対応します。
  7. 本基本方針および個人情報保護マネジメントシステムは、法令等の制定・改廃や情勢の変化があった場合、並びに定期的に行う監査によって変更が必要と考えられた場合は、随時見直しを図るなど継続的な改善に努めます。
  8. 本基本方針は、当基金のホームページに常時掲載し、いつでも閲覧可能とします。
  9. 個人情報の取り扱いについての苦情および相談は、下記記載の当基金の窓口で受付します。

受付窓口

日本ITソフトウェア企業年金基金 総務グループ

電話
03(5114)5517
FAX
03(3588)1085
E-メール
soumu@its-kikin.or.jp
受付時間
9時00分~17時00分(土曜日、日曜日、祝祭日、年末年始を除く)

2016年4月19日制定
2017年4月3日改訂
日本ITソフトウェア企業年金基金
理事長 北原 佳郎

個人情報の取り扱いについて

  • 当基金が取得する個人情報の取扱いについて、以下のように定めましたので公表いたします。

1.個人情報取扱事業所について

・日本ITソフトウェア企業年金基金
・〒107-0052 東京都港区赤坂2-5-7 渡辺商事赤坂ビル3階
・理事長 北原 佳郎

2.利用目的

(1)
加入者に関する個人情報の利用目的
・加入者に係る記録の管理
・仮想個人勘定残高のおしらせ
・基金編入時および脱退時に係る加入者の同意書の管理
・加入者資格の確認、基準給与の把握
・加入者番号の管理、加入者台帳の管理
・掛金増減内訳書・掛金異動明細表の送付および副書の管理
・脱退一時金相当額等の移受換業務
・ライフプラン等、各種セミナーの実施に係る業務(オンラインセミナー含む)
・年金相談の実施に係る業務
・福利厚生サービスに係る業務
(2)
受給者および受給待期者に関する個人情報の利用目的
・受給者および受給待期者に係る記録の管理
・年金・一時金の給付業務

・裁定請求書、裁定(額改定)通知書、支払通知書、現況届、源泉徴収票等の送付および副書等の管理

・企業年金連合会からの情報提供
・仮想個人勘定残高の回答(3.個人情報の共同利用参照)
(3)
事業主等に関する個人情報の利用目的
・事業主および事業主代理人の氏名等の管理
(4)
理事および代議員に関するの個人情報の利用目的
・理事および代議員への会議開催通知等の送付
(5)
特定個人情報(個人番号をその内容に含む個人情報)
・年金
・一時金の給付に関する法定調書の作成
(6)
その他
・メール配信に係る業務

3.個人情報の共同利用

(1)
共同利用する個人情報の項目
・加入者番号 ・氏名 ・生年月日 ・性別 ・年金額
・一時金額 ・異動年月日 ・基準給与 ・仮想個人勘定残高
(2)
共同利用する範囲
・当基金および実施事業所(基金に登録されている事務担当者等)
(3)
利用目的
・加入事業所における年金相談・退職金の計算等のため
・加入事業所における資格記録確認等のため
(4)
共同利用する個人情報の管理責任者

・日本ITソフトウェア企業年金基金
個人情報保護管理者 事務長

(5)
共同利用する個人情報の取得方法
・実施事業所から封書またはFAXにより取得

4.保有個人データに関する開示等の請求手続き

(1)
開示等の請求手続き

・本人または代理人は、当基金が保有している保有個人データまたは第三者提供記録に関して、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止(以下、「開示等の請求」という。)を求めることができます。

・当基金指定の請求書に必要事項をご記入のうえ、郵送にて下記受付窓口あてご送付ください。

・電磁的手続きによる開示等をご希望の方はその旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って対応させていただきます。

・なお、請求にあたっては、本人確認のための身分証明書等が必要になります。

・開示等をお求めになる方が代理人である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また、各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。


請求書の入手および詳細な請求方法につきましては、当基金総務グループ(電話:03-5114-5517)までお問い合わせください。

<受付窓口>
〒107-0052 東京都港区赤坂2-5-7 渡辺商事赤坂ビル3階
日本ITソフトウェア企業年金基金 総務グループ

5. 個人情報に関する苦情・相談窓口

個人情報に関する苦情・相談に関するご連絡先 〒107-0052 東京都港区赤坂2-5-7 渡辺商事赤坂ビル3階
日本ITソフトウェア企業年金基金 総務グループ
電話:03-5114-5517
FAX :03-3588-1085
E-Mail:soumu@its-kikin.or.jp
受付時間 午前9時00分~午後5時00分 (土日祝日、年末年始を除く)

6.保有個人データの取扱体制や講じている措置の内容

(1)
基本方針の策定

・保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問および苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

(2)
保有個人データの取扱いに係る規律の整備

・保有個人データは取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

(3)
組織的安全管理措置

・保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う職員および当該職員が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

・保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

(4)
人的安全管理措置

・保有個人データの取扱いに関する留意事項について、職員に定期的な研修を実施しています。

・保有個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全職員から受けています。
(5)
物理的安全管理措置

・保有個人データを取り扱う区域において、職員の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を講じています。

・保有個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、安易に保有個人データが判明しないよう措置を講じています。

(6)
技術的安全管理措置

・アクセス制限を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

・保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

2016年4月19日制定
2022年4月1日改訂